Toggle Menu

Offerte

geheel vrijblijvende prijsaanvraag

Hartelijke dank voor uw bericht, wij zorgen ervoor dat u binnen twee werkdagen een reactie van ons heeft.
Hartelijk groet, Team Utrecht City Meetings

Koffie / Thee:

Overnachting:

boeken:

welkom@UtrechtCityMeeting.com

Hoe organiseer je een perfecte meeting?

Als groep en events executive heb ik hier natuurlijk ervaring mee. Het organiseren van een meeting is elke keer weer een blanco blad. Je hebt elke keer weer een andere groep om de puntjes voor op de i te zetten.

 Ik neem jullie mee in een opzet voor een van mijn meetings. Om te beginnen is het fijn om scherp te hebben wie er gaat komen en dat je goed bedenkt wat deze groep nodig heeft om hun meeting succesvol te laten zijn. Vanuit die uitgangspunten werk ik verder.

Locatie
De locatie is het allerbelangrijkste element en het startpunt van de gehele meeting. Ga op zoek naar een meeting locatie die centraal gelegen ligt, inspirerend is en uniek. Zorg dat de locatie goed te bereiken is en dat het in de zaal aan niets ontbreekt. Een van mijn favoriete zalen die ik graag reserveer voor gasten is onze Bibliotheek of de Raadzaal. 


Lunch en Diner
Waar hard wordt gewerkt is natuurlijk ook behoeft aan een drankje en een hapje. Zorg ervoor dat er gedurende de meeting voldoende te drinken is. Bij aankomst is het fijn als de koffie en thee klaar staat. Maar denk in de namiddag ook aan een frisdrankje met iets hartigs. Bij Utrecht City Meetings hebben we verschillende arrangementen. Als de meeting de hele dag duurt ga ik meestal voor een koffie/thee en frisdrank arrangement. Zo weet ik ik dat het mijn gasten aan niets ontbreekt. Betreft de lunch organiseer ik een mooie tafel in het restaurant zodat de gasten even hun benen kunnen strekken en een change of scenery hebben om alvorens weer door te gaan. Vergeet ook niet om dieetwensen en allergieën op te vragen zodat hier ter plaatse geen onduidelijkheid over is.

Hotel
Een vergadering op locatie houdt meestal in dat iedereen vanuit alle hoeken van Nederland komen of zelfs vanuit het buiteland. Zorg er dan voor dat er een hotel is geregeld op de locatie of binnen maximaal een kwartiertje rijden. Is de vergadering en het diner afgelopen? Dan kunnen de gasten meteen naar hun kamer. Niets is fijner als dit op de locatie zelf is of een met een kleine avondwandeling kan worden bereikt. Ik probeer altijd Court Hotel of Eye hotel te reserveren. Maar ook Mother Goose en Malie Hotel liggen praktisch om de hoek. Boek het hotel altijd met ontbijt en communiceer goed met de gasten wanneer ze willen aankomen en vertrekken.

Ontvangst en overige benodigdheden
Op de dag zelf is het belangrijk dat de gasten weten waar en wanneer ze ergens worden verwacht. Maak een programma zodat ze deze als back-up hebben. Geef ook aan de locatie door of de gasten gezamenlijk gaan arriveren of dat ze apart binnen komen. Zo kan de locatie ervoor zorgen dat de hostess deze mensen goed kan opvangen.
Dan nog even de laatste checks voordat de meeting kan beginnen:
-Check de temperatuur in de zaal
-Check of de wificode goed is aangegeven
-Liggen er voldoende te schrijfblokken en pennen?
-Wie is de contactpersoon vanuit de locatie?
-Zorg voor extra laders (niets vervelender als iemand z’n oplader is vergeten)
 
Ik zeg: op naar een succesvolle meeting!

 

 

This website is brought to you by Lawless & Lotski