Toggle Menu

Offerte

geheel vrijblijvende prijsaanvraag

Hartelijke dank voor uw bericht, wij zorgen ervoor dat u binnen twee werkdagen een reactie van ons heeft.
Hartelijk groet, Team Utrecht City Meetings

Koffie / Thee:

Overnachting:

boeken:

welkom@UtrechtCityMeeting.com

Tips and tricks voor een effectieve meeting

6 tips om een effectieve meeting te plannen.

Meetings, je hebt een haat-, liefdeverhouding met ze. Ze zijn soms essentieel, maar moeten het er zoveel zijn? Zijn we misschien meetings aan het inplannen om maar te overleggen? Ik heb een aantal tips voor je die je helpen een productieve meeting neer te zetten zodat die extra meetings niet meer nodig zijn.

 Maak een agenda
Het is zo simpel maar hoe vaak wordt het vergeten? Het is de simpelste manier om to the point te blijven. Ook als er tijdens de meeting te veel andere onderwerpen naar boven komen kun je terug refereren aan de agenda. Als het niet op de agenda staat heeft het geen voorrang. Door een agenda te maken moeten participanten van tevoren nadenken over de gespreksonderwerpen en zijn ze al meer effectief dan dat het ‘on the spot’ wordt bedacht.

Aantal personen
Het is de valkuil van velen. Kijk kritisch wie er nodig is voor de meeting. Als er twijfel is laat diegene liever doorgaan met zijn werk. Met te veel mensen creëer je chaos. Iedereen wil graag een actieve bijdrage leveren aan de vergadering. Kortom, een kippenhok ontstaat. Zorg dat de belangrijkste personen aansluiten dit houdt een vergadering overzichtelijk.

Put a time on it!
Het is bewezen dat een gemiddelde meeting 1 uur en 20 minuten duurt. Veel te lang natuurlijk! Na 45 minuten is de spanningsboog nou eenmaal niet meer zo strak als aan het begin. Zet een timer op 30 minuten en plan dan even een break in van 5 minuten. Je gaat merken dat iedereen weer hoog in zijn concentratie zit. En je kan letterlijk een wekker neerzetten in de vergaderzaal. Het is bewezen dat dit een lichte stress meebrengt voor iedereen en daardoor effectiever wordt gesproken.
 
Sta op, loop rond en praat
Misschien al wel bekend bij de meesten van ons maar het werkt echt! Gooi die stoelen uit de vergaderzaal of loop halverwege een rondje en zet de meeting voort. Door te gaan staan merk je dat je niet oneindig door blijft praten en meer to the point bent.Door rond te lopen verhoog je het enthousiasme van de deelnemers en zijn ze ook creatiever en meer geneigd samen te werken. 2 vliegen in 1 klap dus!
 
Parkeren
Er is altijd wel een punt tijdens de vergadering die niet op de agenda staat. Om niet aan punten/suggesties voorbij te gaan die daadwerkelijk belangrijk zijn is het belangrijk dat deze worden geparkeerd. Is er tijd voor tijdens de meeting? Goed! Anders staat hij zeker op de agenda voor de volgende meeting.

Sluit de meeting goed af
Nadat je een effectieve meeting hebt gehad is het belangrijk dat hij goed wordt afgesloten. Een laatste rondje vragen is altijd goed. Maar zorg er ook voor dat taken die uit de meeting voortvloeien goed worden opgepakt. Zorg dat mensen hiervoor verantwoordelijk worden gemaakt en in de volgende meeting hierop aan worden gesproken.

Ben je op zoek naar een goede plek om te vergaderen? klik dan hier.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

This website is brought to you by Lawless & Lotski